Nicht nur Großkonzerne benötigen in der heutigen Zeit eine Buchhaltung. Die mittels Software wie Lexoffice oder SevDesk organisiert werden kann. Daneben hast Du die Möglichkeit, Lexoffice ebenfalls als Buchhaltungssoftware für ein Kleingewerbe zu verwenden.
Mit Einführung der ordnungsgemäßen elektronischen Buchhaltung (GoBD) haben sich die Spielregeln etwas verändert. Doppelte und einfache Buchführung muss zeitnah, lückenlos, unveränderbar und übersichtlich geschehen. Da ist das Kleingewerbe keine Ausnahme.
In diesen Punkten kann Dir das Lexoffice online Angebot für eine cloudbasierte Buchhaltungslösung unter die Arme greifen. Dieses verfügt sogar über ein TÜV-Zertifikat, dass der Lexoffice Buchhaltung bescheinigt DSGVO-konform zu sein.
Wenn Du noch unsicher bist, empfehle ich Dir diesen Artikel mit meinen Lexoffice Erfahrungen. Damit kannst Du Dir einen Überblick über die Funktionen der Buchhaltungssoftware sowie der dazugehörigen Lexoffice App machen.
Hinweis: Dieser Artikel ist nicht vergütet. Der Text ist nicht vorgegeben, stellt vielmehr meine persönliche Erfahrung mit dem Lexoffice online Angebot dar. Allerdings wurde mir die Software zu Testzwecken kostenfrei zur Verfügung gestellt.
Inhaltsverzeichnis
Warum bei Lexoffice anmelden?
Unternehmen sind dazu verpflichtet eine Buchhaltung vorzuhalten. Zum einen möchte das Finanzamt Einnahmen und Ausgaben auf Richtigkeit überprüfen. Zum anderen will der Gesetzgeber Steuerhinterziehung oder Scheingeschäfte verhindern.
Das hatte ich Dir bereits in einem Artikel über die Buchhaltung detailliert erläutert. Hier spielen vor Allem die gesetzlichen Regelungen der GoBD eine wichtige Rolle. Insbesondere weil die GoBD an die zunehmende Digitalisierung angepasst wurde.
Aus diesen Gründen müssen alle Gewerbetreibende eine lückenlose, unveränderbare Belegspeicherung vorhalten können. Das kann eine cloudbasierte Buchhaltung sein oder eine andere Art von Buchhaltungssoftware.
Gänzlich ohne Software wirst Du der GoBD nicht gerecht werden können. Selbst dann nicht, wenn Du nicht veränderbare PDF Rechnungen schreibst. Zumindest solange Du diese einfach auf Deinem Laptop speicherst. Denn dort sind alle Daten grundsätzlich ohne Protokollierung veränderbar.
Die Lexoffice Buchhaltung ist GoBD konform
Darum bietet sich die Lexoffice Buchhaltung an. Sie ist GoBD konform und bietet Dir eine lückenlose Belegerfassung. Mit Deiner Anmeldung kannst Du die Software 30 Tage kostenlos testen.
Außerdem sind Deine Daten mehrfach gesichert, DSGVO-konform und werden TÜV-zertifiziert behandelt. Mittels des Steuerberaterzugang kannst Du sogar Deinem Berater Zugang zu den Daten verschaffen. Der einen eigenen Lexoffice Steuerberater Login bekommt.
Oder einem Prüfer des Finanzamtes. Der so nicht einmal den Zugriff auf Deine EDV benötigt. Du kannst ihm ganz bequem die Buchhaltung in der Cloud präsentieren, auf die er vom eigenen Endgerät zugreift.
Wie Du siehst hat eine Cloud Buchhaltung viele Vorteile, die mich zumindest dazu bewegt haben, mich bei Lexoffice anzumelden und das Produkt auf Herz und Niere zu testen.
Meine ganz persönlichen Lexoffice Erfahrungen will ich Dir nun sehr ausführlich beschreiben. So kannst Du Dir ein Bild davon machen, ob das Angebot in der Cloud für Dich interessant ist, oder nicht.
TÜV-zertifiziert, wofür das denn?
Zuvor hatte ich Dir geschrieben, dass die Lexoffice Buchhaltung vom TÜV zertifiziert wurde. Aber was genau hat denn der TÜV geprüft und zu welchem Ergebnis kam er dabei?
Die TÜV Rheinland i-sec GmbH hat das Lexoffice Angebot und deren Buchhaltungssoftware auf Daten- und IT-Sicherheit geprüft. Diese Überprüfung wurde im Buchhaltungssektor für Cloudanbieter erstmals bestanden.
Hierzu ein kleines Zitat von der offiziellen Webseite:
„Die Konformität der geprüften Prozesse wird durch jährliche Audits von TÜV Rheinland überwacht. Neben dieser Daten- und IT- Sicherheits-Zertifizierung sind die lexoffice Rechenzentren zudem nach ISO 27001 und nach dem „Cloud Computing Compliance Controls Catalog (C5) “ des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert. Zudem ist die Software Made in Germany – alle Daten liegen ausschließlich auf deutschen Servern.„
Du solltest bei der Auswahl Deiner Software, nicht nur im Bereich Buchhaltung auf Datenschutz achten. Natürlich sind solche Angebote und Dienstleistungen komfortabel. Manchmal bedingen sie jedoch eine Risikoabschätzung.
Mit der jährlichen Überprüfung der Lexoffice Software, kannst Du ein gutes Gefühl haben.
Wer betreibt die Lexoffice Software?
Deine Buchhaltung kannst Du online bereits seit geraumer Zeit erledigen. Die Lexoffice Buchhaltungssoftware ist nur eine der vielen Optionen für Dich. Eingangs hatte ich bereits vom TÜV-Zertifikat geschrieben. Aber die DSGVO-Konformität stammt natürlich nicht allein aus dem Zertifikat.
Vielmehr ist die Lexoffixe Buchhaltung mit der DSGVO vereinbar, weil hinter der Software die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG steht. Ein deutsches Unternehmen mit Sitz in Freiburg. Meiner Erfahrung nach sind Deutsche Unternehmen in Sachen Datenschutz besser geeignet.
In Kombination mit der Auftrags-Datenverarbeitung werden die gespeicherten Informationen also ausschließlich auf deutschen Servern gespeichert. Was in Zeiten der Digitalisierung und Datenschutz in meinen Augen ein wichtiger Faktor ist.
Dir wird die Firma Lexware bestimmt schon Mal über den Weg gelaufen sein. Denn neben Lexoffice kannst Du dort weitere Software für Unternehmen und Privatpersonen käuflich erwerben. Zum Beispiel im Bereich Buchhaltung oder Steuern.
Lexware schreibt auf seiner Webseite Folgendes über das Unternehmen:
[…] Seit dem Jahr 1989 bieten wir Selbstständigen, Freiberuflern sowie kleinen und mittleren Unternehmen kaufmännische Software-Lösungen an, die nicht nur einfach zu bedienen sind, sondern auch jede Menge Arbeit einsparen. Heute sind wir in diesem Segment Marktführer. Nicht umsonst vertrauen bereits über 1 Million Nutzer auf unsere bewährten Business-Lösungen. Innovative Cloud-Services, praxisnahe Schulungen, hilfreiches Unternehmer-Wissen und interaktive Business-Netzwerke runden das Leistungsprogramm ab.[…]
Lexware Über uns Webseite
Lexoffice Erfahrungen Anderer
Bevor ich Dir die Lexoffice Buchhaltung intensiv vorstelle, möchte ich Dir einige Rezensionen zeigen. Sprich die Erfahrungen Anderer mit dem online Angebot. Weil mir Bewertungen eines Produktes wichtig sind.
Sie zeigen häufig grob, ob ein Produkt oder eine Dienstleistung qualitativ hochwertig ist. Wobei Du Dich nicht stur auf Bewertungen und Rezensionen verlassen solltest.
Denn meiner Erfahrung nach sind die Bewertungen der User mit deren Fähigkeiten in Einklang zu bringen. Immer wieder lese ich Rezensionen, wo schlechte Erfahrungen geschrieben werden, die aber nicht an der Software / dem Anbieter fest zu machen sind.
Lexoffice Erfahrungen im PC Magazin
Im Jahr 2018 hatte das PC Magazin einige Anbieter für Buchhaltungssoftware getestet. Lexoffice kommt in diesem Test auf das Ergebnis „sehr gut“.
Letztlich wurde Lexoffice als Testsieger erkoren. 93 von 100 Punkten im Test. Leicht und unkompliziert nutzbar und außerdem viele tolle Funktionen.
Das PC Magazin empfiehlt die Lexoffice Buchhaltung daher in dem oben verlinkten Artikel. Der Test ist bereits ein paar Jahre her, in meinen Augen jedoch noch relevant hinsichtlich der Lexoffice Bewertungen.
Google Rezensionen für Lexoffice
Die Google Erfahrungen zu Lexoffice sehen ebenfalls vielversprechend aus. Dort bekommt die Firma aus dem Breisgau 3,8 Sterne. Wobei 5 Sterne das Maximum darstellt.
Hier einige Auszüge aus den Lexoffice Erfahrungen der Googe-Bewertenden.
Ich bin mit Lexoffice sehr zufrieden. Sollte ich doch einmal Fragen haben, dann ist der sehr kompetente Service stets zur Stelle und hilft sofort!
Google Bewertungen
Intuitives System, sehr gute und kompetente Beratung im Support. Hilfsbereit und menschlich. Angebot wird stetig verbessert und erweitert. Empfehlung für Solo-Selbständige und kleine Unternehmen für die eigene Buchhaltung oder in Vorbereitung für den Steuerberater.
Google Erfahrungen zu Lexoffice
LexOffice ist ein simpel zu bedienendes Buchhaltungsprogramm. Es hat viele nützliche Funktion, die sehr viel Zeitersparnis mit sich bringen. Der Support ist nicht der aller schnellste, aber funktioniert ordentlich, sowohl im Chat, als auch telefonisch. Für die Zukunft wünsche ich mir Buchungsvorlagen, bzw., dass man Buchungsvorgänge als wiederkehrendes Abo automatisieren kann, zum Beispiel die 1% Buchung der privaten Kfz-Nutzung eines Firmenwagens, die Monat für Monat identisch ist.
Google Bewertungen
Die Lexoffice App wird im Playstore ebenfalls ziemlich gut bewertet. Dort erhält sie 4,6 Sterne bei 472 Bewertungen (Stand Artikel-Veröffentlichung). Ebenfalls von maximal 5 möglichen Sternen.
Ausgezeichnet.org Erfahrungen
Die Webseite Ausgezeichnet.org hat sehr viele TOP Bewertungen für die Lexoffice Buchhaltungssoftware vorzuweisen. Einige Auszüge daraus:
Lexoffice spart mir eine Menge Zeit und Arbeit mit meiner Buchhaltung. Der Support reagiert schnell und hat auch immer noch einige Sinnvolle Tips bereit. Die Mobile App funktioniert auch bestens. Vielen Dank!
Ausgezeichnet.org
Sehr gut strukturiert aufgebaut, tolle Erklärvideos und sollte man doch noch weitere Fragen haben ein sehr schneller und sympathischer Support! Kleines Manko – Anbindung zur Berufsgenossenschaft und Saison-Kurzarbeit wird nicht richtig unterstützt.
Ausgezeichnet.org
Die Webseite hat die Software zur Buchhaltung, anhand der Erfahrungen auf der Plattform, zu einem TOP Dienstleister im Kalenderjahr 2020 ausgewiesen. Von über 500 Nutzer-Bewertungen ist das Gesamtergebnis „sehr gut“.
Diese Erfahrungen haben Facebook Nutzer gemacht
Auf Facebook gibt es ebenfalls Bewertungen, die ich hier berücksichtigen möchte. Die Erfahrungen der User dort ist allerdings sehr durchwachsen.
Während einige Nutzer die Lexoffice Buchhaltung intuitiv und benutzerfreundlich empfinden, beklagen sich andere negativ darüber. Auch der Support schneidet leider nicht immer sehr gut ab.
Nichts desto trotz kenne ich viele Blogger / Unternehmen, die auf Lexoffice setzen und es weiterempfehlen. Darum wollte ich mir ein eigenes, vollumfängliches Bild von der Software und dem Support machen.
Auf den Support werde ich im späteren Verlauf meines Erfahrungsbericht noch eingehen.
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Das Lexoffice Angebot: Die verschiedenen Tarife & Preise
Die Lexoffice Buchhaltung ist in verschiedenen Tarifen & Preisen buchbar. Die einzelnen Tarife der Buchhaltungssoftware für Kleingewerbetreibende und mittlere Unternehmen unterscheiden sich im Funktionsumfang. Daher möchte ich Dir nachfolgend die Tarife, Funktionen & Preise vorstellen.
Rechnung & Finanzen
Der günstigste Tarif in der Lexoffice Buchhaltung beinhaltet einige grundlegende Funktionen. Allerdings fehlen Dir bereits einige Exportfunktionen. Wahrscheinlich ist es eher als Buchungssoftware für Kleingewerbe zu betrachten.
8,90 € / Monat
Buchhaltung & Berichte
Im mittleren Bereich stehen Dir bereits umfangreichere Features zur Verfügung. Diese umfassen unter Anderem die Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt, eine Gewinn-Verlust-Rechnung, die EÜR sowie eine zusammenfassende Meldung. Dazu gibt es noch die Abschreibungen und Anlagegüter.
18,90 € / Monat
Buchhaltung & Lohn
Die wohl umfangreichste Lexoffice Buchhaltung steht Dir mit dem letzten Tarif zur Verfügung. Neben den Funktionen aus dem Tarif Buchhaltung & Berichte hast Du noch Zugriff auf zahlreiche Features aus der Lohn- & Gehaltsabrechnung. Was jedoch eher auf größere Betriebe abzielt und nicht unbedingt in einer Buchhaltungssoftware für Kleingewerbe notwendig ist.
28,80 € / Monat
Kündigungsfrist
Die Buchungssoftware kann monatlich gekündigt werden. Du hast also nicht das Problem wie bei anderen Anbietern und musst das Lexoffice Angebot nicht langfristig beziehen. Das ist zum Beispiel vorteilhaft, wenn Du noch unsicher bist. Wobei ich empfehlen würde vorab die Testversion 30 Tage kostenlos zu verwenden.
Binnen weniger Minuten bei Lexoffice anmelden
Die kostenlose Anmeldung mit der Lexoffice Buchhaltung war recht unkompliziert. Du kannst Dich einfach bei Lexoffice anmelden, in dem Du Deine E-Mail-Adresse auf der Startseite eingibst.
Danach wirst Du direkt ins Dashboard weitergeleitet. Parallel dazu wird Dir eine Bestätigungs-E-Mail zugesendet, mit der Du Dein Konto aktivierst und ein Passwort vergibst.
Schon bist Du vollständig registriert und kannst die Software nutzen. Allerdings solltest Du einige Einstellungen vornehmen. Wie zum Beispiel die Angaben zu Deinem Profil. Sprich Adresse, Telefonnummer und geschäftliche Informationen.
Aus Sicherheitsgründen wäre eine 2-Faktor-Authentifizierung wünschenswert. So kannst Du die Daten zusätzlich vor Fremden schützen. Leider gibt es bei der Lexoffice Buchhaltung keine 2FA Möglichkeit über die Telefonnummer, per SMS zum Beispiel.
Somit brauchst Du zwingend eine App auf dem Smartphone. Wofür es zwar gängige Lösungen gibt, unter anderem aus dem Hause Google oder Microsoft. Dort häufen sich allerdings die negativen Stimmen, dass bei Verlust oder Neuinstallation des Smartphones Probleme auftauchen.
Willkommen im Lexoffice Dashboard
Im Anschluss an Deine Anmeldung wird Dir das sogenannte Dashboard angezeigt. Natürlich sieht das Lexoffice Dashboard erfahrungsgemäß zunächst sehr kahl aus. Du hast ja noch keine Belege oder Rechnungen hinterlegt.
Stell Dir das Dashboard als Schaltzentrale vor. Du hast hier vollumfänglich den Überblick über Deine Belege und kannst Alles organisieren. Die Lexoffice Buchhaltungssoftware zeigt Dir an, wie hoch Deine Einnahmen und Ausgaben sind. Anhand dessen wird Dein Gewinn / Verlust berechnet.
Daneben werden Dir Deine Aufgaben chronologisch angezeigt. Sodass Du wichtige Tätigkeiten nicht aus dem Blick verlierst. Das kann ein Angebot für den Stammkunden sein, aber genauso gut die Erinnerung an eine ausstehende Rechnung.
Zudem kannst Du das Dashboard mit Deinem Bankkonto verbinden. Wenn Du diese Verbindung vorgenommen hast, wird Dir Dein tagesaktueller Kontostand angezeigt. Damit Du Deine Liquidität nicht aus den Augen verlierst.
Kunden & Lieferanten verwalten
Egal ob Du einen großen Betrieb betreibst oder die Buchhaltungssoftware für Dein Kleingewerbe einsetzt. Kunden und Lieferanten sind Personengruppen, die Dir immer wieder über den Weg laufen. Darum solltest Du in der Lexoffice Buchhaltung entsprechende Kontakte vordefinieren.
Auf diese Art und Weise kannst Du später viel Zeit sparen. Du musst nicht jeden Kunden in Deiner Online Buchhaltung immer wieder erfassen. Stattdessen wählst Du den Kunden bei den Rechnungen aus und kannst direkt die einzelnen Posten erfassen.
Neben der Adresse kannst Du noch einen Ansprechpartner erfassen. Inklusive Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Kontoverbindung und Kundennummer. Im Reiter für die Kunden gibt es dann diverse Filter, um auch bei einer Vielzahl an Kunden den Überblick zu behalten.
Jedem Kunden können später die Rechnungen zugeordnet werden. Außerdem hast Du die Möglichkeit die bisherigen Aktivitäten im Profil des Kunden einzusehen. So ist auf den ersten Blick gut zu erkennen, wieviele Einnahmen Du mit dem Kunden erzielen konntest.
Online Buchhaltung mit Lexoffice
Rechnungslayout anpassen
Bevor Du Dich mit dem Rechnungen schreiben beschäftigen kannst, solltest Du zunächst ein Rechnungslayout erstellen. Der Navigationspunkt ist etwas versteckt unter den Optionen, „Drucklayout“. Wenn Du den Unterpunkt aufrufst, zeigt sich Dir das nachfolgende Bild.
In den Einstellungen kannst Du nicht nur ein Logo hinzufügen. Sondern generell das Aussehen anpassen. Wie die Tabellen (in denen die Produkte / Leistungen erscheinen) strukturiert sind, was in der Fußzeile steht etc.
Dabei stehen Dir in der Lexoffice Buchhaltung mehrere vordefinierte Layouts zur Verfügung. Aber auch diese Vorlagen lassen sich individualisieren oder ganze Layouts (im PDF Format) importieren.
Ich habe jedoch die Erfahrung gemacht, dass die Individualisierung Grenzen hat. Denn Lexoffice arbeitet mit vordefinierten Bereichen, Größen und Farben.
So konnte ich zum Beispiel die Schriftfarbe nicht anpassen, was nicht jeden Hintergrund möglich machte. Zumal meine PDF Vorlagen leider in der Qualität reduziert wurden. Die Persönlichkeit mit den Kunden bleibt zudem etwas auf der Strecke, weil Alles Standardtexte sind.
Du musst also etwas mehr Aufwand in Kauf nehmen. Aber mit einem guten PDF Layout und einigen Kniffen, habe ich meine vorher genutzten Vorlagen fast nachbauen können.
Die Persönlichkeit bringe ich in die Rechnungen manuell. Einfach den Standardtext etwas nachbessern. Für ein Kleingewerbe mag das gehen, große Unternehmen haben dazu sicher nicht die Zeit.
Schade! Denn die Zahlungsbedingungen lassen sich mit solchen Platzhaltern in der Lexoffice Buchhaltung befüllen. Die anderen Textmarken nicht, wobei der der Support mir sagte das daran gearbeitet wird.
Übrigens solltest Du ebenfalls die Firmendaten sowie die Rechnungskreise vorher anpassen. Denn Rechnungen können verschiedene Strukturen für die Nummern haben. Zum Beispiel nach Kalenderjahren oder fortlaufend ohne Jahreszahlen. Insgesamt war meine Erfahrung mit den Vorlagen in Lexoffice aber gut.
Rechnungen schreiben
Nachdem Du im Lexoffice Dashboard noch keine Daten gesehen und die ersten Kunden erfasst hast, kannst Du beginnen die ersten Rechnungen zu erfassen. Auf der offiziellen Webseite verspricht Dir das Unternehmen, Rechnungen binnen weniger Minuten ins System zu bringen.
Einfach Adresse des Kunden, Lieferzeitraum, Rechnungspositionen und Zahlungsbedingungen eingeben. Rechnung in der Vorschau betrachten und fertigstellen. Bei Stammkunden entfällt die Eingabe der Adresse und der Zahlungsbedingungen.
Nach dem Fertigstellen stehen die Rechnungen im System zur Verfügung. Du kannst sie nun versenden. Entweder per E-Mail mit einer Vorlage oder aber mit der Post, indem Du einen Ausdruck machst. Anlagen sind ebenfalls mit der Buchhaltungssoftware für Kleingewerbe und mittlere Unternehmen möglich.
Zudem kannst Du Dublikate an den Kunden versenden, wenn dieser die Rechnung verlegt hat. Sogar die rechtssichere Mahnung lässt sich bequem über die Software verschicken. Was natürlich das Erfassen der Zahlungen beinhaltet. Wenn Du Dein Konto verbunden hast, erkennt das System automatisch wenn Zahlungen auf Belege eingegangen sind.
Fremde Rechnungen in der Buchhaltung online erfassen
In den meisten Betrieben fallen neben eigenen Belegen Rechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern an. Dazu dürfen selbstverständlich keine Nachweise im Rahmen der online Buchhaltung fehlen.
Die Lexoffice Buchhaltungssoftware ermöglicht es Dir, eingehende Rechnungen direkt per Drag & Drop hochzuladen. Einfach in das entsprechende Feld ziehen und schon wird das Dokument importiert.
Lexoffice erkennt große Teile der Rechnung automatisch und belegt die entsprechenden Felder vor. Die Ausführung erfolgt bereits im Hintergrund über Texterkennung. Sofern das Dokument OCR gewandelt ist, eine Technik für PDF-Dokumente.
In meinem Test hat das erstaunlich gut funktioniert. Die meisten eingehenden Rechnungen konnten durch die Texterkennung binnen weniger Sekunden erfasst werden.
Die Software hat dann bei den Belegen das Datum, die Rechnungsnummer und den Betrag vorbelegt. Die Du allerdings nochmal gegenprüfen solltest.
Rechnungen die als Papiereingang vorliegen (zum Beispiel der Tankbeleg), können bequem über die Lexoffice App eingescannt werden. Das Unternehmen beschreibt die Lexoffice App in der Bedienung so einfach wie das Urlaubsfotos erstellen.
Ob dem wirklich so ist, werde ich im nächsten Abschnitt noch detailliert aufzeigen. Denn auch die Lexoffice App habe ich gründlich in meinem Test berücksichtigt und in meine Lexoffice Erfahrungen einfließen lassen.
Der Jahresabschluss in der Lexoffice Buchhaltung
Für Unternehmen ist das Jahresende ein wichtiger Zeitraum. Egal ob klein oder groß, ob nach Kalenderjahren oder Geschäftsjahren betrachtet.
Am Ende soll am besten ein Gewinn herumkommen. Um das abschätzen zu können, brauchst Du als Unternehmer eine Gewinn- und Verlustrechnung. Oder als Kleingewerbetreibender eine Einnahme-Überschuss-Rechnung.
In beiden Fällen werden die Einnahmen den Ausgaben gegenüber gestellt. Die Lexoffice Buchhaltung hilft Dir in diesem Zusammenhang ebenfalls. Die online Buchhaltungssoftware bietet Dir nämlich diverse Möglichkeiten an, Deine Belege über ein Jahr hinweg in einer Übersicht zu betrachten. Alternativ kannst Du sie auch ausdrucken oder exportieren.
Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR)
In der sogenannten Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) stellen vorwiegend Kleingewerbetreibende den Jahresabschluss fest. Die Übersicht findest Du unter dem Menüpunkt Buchhaltung in der Navigation.
Wie Du oben im Bild erkennen kannst, hast Du diverse Einstellungmöglichkeiten. Bitte entschuldige, aber ich musste die Daten schwärzen. Dort stehen bei Dir natürlich in der Lexoffice Buchhaltung entsprechende Beträge. Die Software rechnet dann sämtliche Einnahmen bzw. Ausgaben einer Kategorie zusammen.
Klickst Du in der linken Übersicht auf eine Position, wie ich auf „Fremdleistungen“, dann wird Dir auf der rechten Seite angezeigt, welche Belege dem zugeordnet sind. So kannst Du schnell auf die entsprechenden Rechnungen zugreifen. Das macht es in meinen Augen sehr übersichtlich.
Zudem kannst Du noch jährlich, monatlich oder quartalsweise filtern. Dann werden Dir nur die Belege aus dem Zeitraum angezeigt. Mit dem Reiter „Amtliche EÜR“ hilft Dir die Software zudem Deine Beträge in der Steuererklärung korrekt einzugeben.
Dazu habe ich Dir auf der linken Seite einmal die Einnahme-Überschuss-Rechnung aus dem Kalenderjahr 2020 dargestellt. Da ich Lexoffice erst ab 2021 nutze, sind die Beträge natürlich alle auf 0 gesetzt.
Dennoch sagt Dir die Lexoffice Buchungssoftware welche Beträge in welche Zeile der Steuererklärung eingetragen werden muss. Das ist eine wirkliche Erleichterung. Du hast schließlich vorher schon genügend Zeit in die intensive Buchführung gesteckt.
Gewinn-und Verlustrechnung (GUV)
Die Gewinn- und Verlustrechnung (GUV) ähnelt der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) sehr. Auch dort werden Die die Einnahmen und Ausgaben gegenüber gestellt. Zum Vergleich wird Dir allerdings noch das vorherige Kalenderjahr angezeigt. Zudem sind die einzelnen Posten etwas genauer aufgeschlüsselt. Aus meinem Lexoffice Test heraus würde ich sagen, dass kann später einiges bei der Steuererklärung vereinfachen.
Die Lexoffice App im Detail
Auf der offiziellen Webseite findest Du mehrere Links zu den verfügbaren Apps. Zum einen im Google Play Store für die Android Nutzer, das Gegenstück dazu im Apple App Store. In meinem Erfahrungsbericht konzentriere ich mich jedoch auf die Android Version, weil ich keine Apple Produkte besitze.
Der Startbildschirm ist hübsch gestaltet. Du findest dort direkt den Lexoffice Login prominent dargestellt. Einfach E-Mail-Adresse und Passwort eingeben. Schon kannst Du Dich mit Deiner Lexoffice Buchhaltung verbinden.
Im zweiten Feld, wo Du das Passwort eingibst, findest Du zudem eine Funktion zum Zurücksetzen. Falls Du Dein Passwort mal verlegt oder vergessen hast. Im unteren Bereich wird Dir außerdem noch die Möglichkeit angeboten Dich zu Registrieren.
Das ist sicher für alle Nutzer gedacht, die sich bis dato nicht bei Lexoffice angemeldet hatten. Ohne entsprechendes Konto nützt Dir die Lexoffice App nämlich nicht sehr viel.
Im nächsten Schritt schlägt Dir die App dann noch vor, einen Pin zu vergeben, um Dich zusätzlich zu schützen. Beim nächsten Aufruf der Lexoffice App wirst Du dann nämlich neben Deinem Passwort auch nach der Pin gefragt.
In meinem Lexoffice Test war diese Funktion jedoch leider etwas verbesserungswürdig. Nachdem ich den PIN vergeben hatte, wurde ich beim nächsten Login wieder gefragt, ob ich diesen vergeben möchte.
Das Lexoffice Dashboard in der App
Im rechts abgebildeten Screenshot kannst Du das Dashboard sehen. Es ähnelt natürlich dem Dashboard der Webversion. Der einzige Unterschied: Der Übersicht wegen werden die einzelnen Unterpunkte in der Lexoffice App untereinander dargestellt.
Wobei das sogenannte Stapeln von Elementen auf mobilen Endgeräten mittlerweile eine Art Standard geworden ist. Das machen nicht nur Apps, sondern Webseiten ebenfalls. WordPress Themes zum Beispiel greifen auf diese Technik zurück.
Wozu brauchst Du aber unbedingt die Lexoffice App? Du könntest schließlich sämtliche Belege auch komfortabel am Laptop / PC erfassen. Theoretisch ja. In der Praxis ist die App allerdings schon sinnvoll.
Du kannst mit der App nämlich Belege abfotografieren und damit einscannen. Das kann nützlich sein, wenn Du mal einen Papiereingang bekommst. Was natürlich in der heutigen Zeit eine Rarität ist. Kaum ein Unternehmen verschickt heute noch Rechnungen mit der Post.
Für digitale Rechnungen ist die Lexoffice App aber genauso gut geeignet. Bekommst Du eine E-Mail auf Dein Smartphone mit PDF Rechnung, kannst Du diese direkt am Handy als Beleg erfassen. Einfach die Lexoffice App aufmachen, Beleg hineinziehen und hochladen. Kinderleicht in wenigen Minuten gemacht.
Insgesamt macht die App einen sehr guten Eindruck. Ich konnte in meinem Testzeitraum keine groben Fehler feststellen. Allerdings muss ich dazu sagen, dass ich nicht sonderlich viele Papiervorgänge scannen muss. Dennoch sind meine Lexoffice Erfahrungen bisher sehr positiv in diesem Bereich.
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Meine Erfahrungen mit dem Lexoffice Support
Bereits kurz nachdem ich mich bei Lexoffice angemeldet hatte, kam bei mir eine Frage auf. Ich wollte eine 2-Faktor-Authentifizierung einrichten, um die Sicherheit meines Kontos zu erhöhen.
Ich habe für diesen Zweck den Support über die Web-Applikation kontaktiert und nachgehakt, ob ich zwangsläufig eine 2FA-App verwenden muss. Viel lieber hätte ich eine Lösung genutzt über meine Handynummer.
Leider hat mich der Support auf eine entsprechende App verwiesen. Die Rückmeldung erfolgte schnell, kompetent und sehr freundlich. Natürlich handelt es sich um eine Momentaufnahme. Mir war klar, dass diese nicht ausreichen würde, um mir ein ganzheitliches Bild des Lexoffice Supports zu machen.
Wenig später hatte ich eine Nachfrage, zu den Belegen. Ich wollte meine älteren Rechnungen nicht neu erstellen. Diese gab es ja schon als PDf. Eine gute Gelegenheit den Support erneut im Rahmen meines Lexoffice Tests zu kontaktieren.
Die Frage hat mir der Lexoffice Support ebenfalls sehr schnell beantwortet. Für mich haben die Ausführungen gereicht.
Ob ein weniger versierter Kunde damit ebenfalls glücklich gewesen wäre, weiß ich nicht. Die Antwort hätte daher schon etwas detaillierter ausfallen können.
Meine Erfahrungen mit dem Telefon-Support
Zu einem späteren Zeitpunkt habe ich mir den Support am Telefon noch angesehen. Auch hier kann ich nur Positives berichten.
Keine lange Wartezeit. Innerhalb von einer Minute war ich verbunden. Der Mitarbeiter (nicht derselbe wie bei meiner E-Mail) war sehr freundlich und machte auf mich einen kompetenten Eindruck.
Alle meine Fragen wurden sehr zufriedenstellend beantwortet. Ich konnte das Besprochene danach direkt in die Tat umsetzen.
Insgesamt kann ich die Lexoffice Erfahrungen der anderen Nutzer zum Support nicht bestätigen. Stattdessen fühlte ich mich gut aufgehoben, zu jeder Zeit in meinem ausführlichen Lexoffice Test.
Fazit zur Lexoffice Buchhaltung
Deine Buchhaltung ist keine Arbeit, die mal eben schnell gemacht ist. Selbst im Kleingewerbe kommen da einige Buchhungen zustande.
Umso wichtiger ist es meiner Meinung nach einen kompetenten Partner an der Seite zu haben. Ein Partner dessen Software Dir dabei hilft, keinen Alptraum bei der Online Buchhaltung zu erleben.
In diesem Punkt kann Dir die Lexoffice Buchhaltung nebst der Lexoffice App behilflich sein. Belege und Rechnungen kannst Du im Handumdrehen erstellen.
Die Bedienung ist intuitiv und bietet zudem Rechtssicherheit, weil die DSGVO eingehalten und die Verarbeitung GoBD konform ist.
Dieser ausgiebige Test hat mir gezeigt, dass die Lexoffice Erfahrungen der meisten Nutzer stimmen. Ich würde Lexoffice aktuell 4 bis 4,5 Sterne geben. Da noch Luft an einigen Ecken ist.
Die schlechtere Bewertung des Supports hingegen kann ich nicht nachvollziehen. Meine Erfahrungen im Lexoffice Test mit diesem waren durchweg positiv.
