Buchhaltung und Rechnungswesen optimal nutzen

Kleine und große Unternehmen müssen sich mit dem Thema Buchhaltung auseinandersetzen. Aber wie sieht das eigentlich als Blogger aus?

Ist Buchhaltung / Rechnungswesen im Blog vorgeschrieben? Wer muss überhaupt eine Buchhaltung durchführen? Welche Arten von Buchhaltung gibt es?

Das Thema ist insbesondere bei der Existenzgründung wichtig. Darum möchte ich Dir heute einfach und verständlich erklären, was Du in Deinem Blog beachten musst.

Dieser Artikel soll Dir als kleiner Leitfaden dienen, um Fehler zu vermeiden. Denn es gibt viele Dinge zu beachten und viele Stolperfallen.

Buchhaltung im Blog bei Gewinnerzielung

Wenn Du mit dem eigenen Blog Geld verdienen möchtest, musst Du Dich zwangsläufig mit dem Thema Buchhaltung und Rechnungswesen beschäftigen. Auch Blogger sind – sofern ein Gewinnerzielungsgedanke vorliegt – verpflichtet in der Buchhaltung tätig zu werden und ein Rechnungswesen zu implementieren.

Der Gewinnerzielungsgedanke liegt bereits mit einem einzigen Werbebanner vor, auch wenn dort kein Cent Gewinn erwirtschaftet wird. Anhand dessen macht das Finanzamt es fest, ob Du als Privatperson aktiv bist oder ein Gewerbe betreiben musst.

Übrigens sind Buchhaltung und Rechnungswesen nicht das selbe. Zumal Du einige Dinge bei der Steuererklärung bzw. im Zusammenhang mit dem Finanzamt unbedingt beachten solltest, wenn Du Geld im Internet verdienen möchtest. Diese will ich Dir nun näher bringen.

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung

Buchhaltung für einen Blog unterscheidet sich abhängig von der Unternehmensform von einer regulären Buchhaltung in einigen Punkten. Dennoch unterliegt sie ebenfalls den Grundzügen der GoBD.

Nach GoBD sollten Deine Transaktionen zeitnah erfolgen, nachvollziehbar (protokolliert), nicht veränderbar und jeder Zeit verfügbar sein. Marcel Schreyer hat Dir auf seinem Blog die GoDB detaillierter erklärt.

Das Finanzamt besteht auf diese Regelungen, um die Nachvollziehbarkeit der Unterlagen zu gewährleisten. Sie bedeuten, dass Du Deine Transaktionen lückenlos und vollständig dokumentieren musst.

Allein das Verwenden von Windows und einigen Bearbeitungsprogrammen wird dem nicht Standhalten können. Weil Du dort Rechnungen einfach löschen kannst oder später nachbearbeiten. Das ist definitiv nicht GoBD konform.

Welche Art der Buchführung?

Die Frage wie Du im Blog Buchhaltung durchführen musst, hängt nicht etwa davon ab, wie Du das gern möchtest. Die Art der Buchführung ist abhängig davon welche Unternehmensform Du im steuerrechtlichem Sinne betreibst.

Das Steuerrecht unterscheidet hier zwischen zwei Arten von Unternehmen. Auf der einen Seite das sogenannten Kleingewerbe und auf der anderen Seite ein normales Unternehmen. Die Unterscheidung wird anhand des jährlichen Umsatzes (Nicht gleich Gewinn!) vorgenommen. Das Umsatzsteuergesetz sagt, dass ein Kleingewerbe im ersten Jahr bis zu 22.000,00 € erwirtschaften darf. Bis 2019 waren es noch 17.500,00 €.

Sollte das Gewerbe im darauffolgenden Jahr allerdings mehr Umsatz generieren, dann muss gegebenenfalls eine andere Unternehmensform herhalten.

Ein Kleingewerbe kann zudem nur von natürlichen Personen bzw. einer Gesellschaft Bürgerlichen Rechtes ausgeübt werden. Alle anderen Unternehmensformen sind immer Kaufmann gemäß des Handelsgesetzbuches.

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Blog Buchhaltung - Blog Rechnungswesen
Blog Buchhaltung – Blog Rechnungswesen

Buchhaltung im Blog als Kleingewerbe

Ein Blogger der als Kleingewerbetreibender agiert, ist nicht verpflichtet doppelte Buchhaltung zu führen, jedoch nicht von der einfachen Buchhaltung im Blog befreit. Dabei handelt es sich um das Buchen auf einem Konto. Etwas einfacher als die doppelte Buchführung, wo Du immer zwischen 2 Konten buchst. Befreit bist Du jedoch nicht gänzlich davon Deine Belege entsprechend zu erfassen.

Außerdem ist noch eine Einnahmeüberschussrechnung am Ende des Jahres beim Finanzamt abzugeben, welche einer Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben gleicht. Anhand dieser Erklärung werden Deine Steuern vom Finanzamt berechnet.

Buchhaltung als normales Unternehmen

Solltest Du im Sinne des Handelsgesetzbuches als Kaufmann gelten, bist Du verpflichtet eine sogenannte doppelte Buchführung durchzuführen.

Das heißt Du musst für jede Transaktion zwischen fiktiven Konten hin- und herbuchen. Diese Buchführung ist umfangreicher, sodass viele Unternehmen diese an einen Steuerberater abgeben.

Denn neben den Buchungsdaten ist der Kaufmann auch verpflichtet ein Inventar zu führen und regelmäßig Inventuren zu machen. Ein ziemlich großer Aufwand neben dem Tagesgeschäft.

Grundsätze im Rechnungswesen

Nicht nur Unternehmen, sondern auch Blogger müssen sich mit vielen rechtlichen Aspekten auseinandersetzen. Dazu zählen natürlich das sogenannte Rechnungswesen.

Im Grunde ist es nicht sonderlich schwer. Aber die gesetzlichen Vorgaben müssen eingehalten werden. Ansonsten drohen Abmahnungen oder gar Steuernachzahlungen weil Belege nicht berücksichtigt werden.

Blogger müssen für Aufträge – wie normale Unternehmen – Rechnungen schreiben. Neben dem Namen und der Anschrift des Auftraggebers, müssen Deine Steuernummer, die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum in Deiner Rechnung aufgeführt werden.

Diese sollte im Übrigen genauso als Rechnung bezeichnet werden. Außerdem sollte noch eine Beschreibung der verkauften Ware / der verkauften Dienstleistung und der Preis in die Rechnung.

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Zu beachten ist außerdem, dass Rechnungen als PDF gespeichert werden müssen, da PDFs nicht nachträglich bearbeitet werden können. Das Finanzamt ist aufgrund der GoBD sogar noch strikter geworden. Im Grunde kommst Du um eine ganzheitliche Buchhaltungssoftware nicht mehr herum. Das ist auch der Grund, warum ich zum Beispiel Lexoffice im Blog ausgiebig getestet habe.

Die Rechnungsnummer darf nicht mehrmals vergeben sein und kann aufsteigend pro Jahrgang oder generell aufsteigend vergeben werden. Im zweiten Fall würdest Du als Nummer zum Beispiel 4, 5, 6 etc. nutzen. Nach einem Jahreswechsel fängst Du aber nicht von vorn an, sondern zählst einfach mit 7, 8 etc. weiter. Im ersten Fall fügst Du einen Jahrgang hinzu, zum Beispiel 5/2018. Wechselt das Kalenderjahr, dann fängst Du wieder bei 1 an, sprich im nächsten Jahr dann bei 1/2019.

Weitere Informationen findest Du zum Beispiel bei den Industrie und Handelskammern. Die IHK in Stuttgart hat dazu nützliche Hinweise veröffentlicht: Regeln für die Rechnungserstellung.

Blog Buchhaltung - Blog Rechnungswesen (2)
Blog Buchhaltung – Blog Rechnungswesen

Steuererklärung als Blogger

Solltest Du als Kleingewerbetreibender handeln, kannst Du Deine Einnahmeüberschussrechnung bequem Deiner normalen Steuererklärung beifügen und musst nicht viel beachten.

Du bist dann allerdings verpflichtet Deine private Steuernummer in Deinen Rechnungen zu verwenden, während Du als Kaufmann eine neue Steuernummer beantragen musst und diese verwendest.

Die Steuern werden dann auf die Steuererklärung gezahlt. Als Kaufmann reicht es nicht mehr dies über die private Steuererklärung zu regeln. Es muss separat für das Unternehmen eingereicht werden. Im Zweifelsfall solltest Du allerdings einen Steuerberater aufsuchen.

In jedem Fall bist Du als Gewerbetreibender dazu verpflichtet die Steuererklärung auf jeden Fall bis zum 31.05. des Jahres abzugeben. Verstreicht diese Frist und Du hast Deine Steuererklärung nicht abgegeben, kann das Finanzamt gegen Dich Bußgelder verhängen. Vermeide also die Fristen zu versäumen.

Fazit

Unternehmer zu sein ist nicht immer leicht. Du bist verpflichtet so viele Dinge gleichzeitig zu beachten, um Dich nicht angreifbar zu machen. Kleinunternehmer sind da keine Ausnahme.

Neben den üblichen rechtlichen Stolperfallen (Impressum, Werbelinks, Datenschutz etc.), solltest Du Dich auf jeden Fall nicht mit dem Finanzamt anlegen.

Aus diesem Grund ist es enorm wichtig die richtige Buchhaltung vorzunehmen. Wie der Artikel gezeigt haben dürfte, solltest Du ebenfalls das Rechnungswesen im Blick behalten.

Ich hoffe meine Ausführungen zum Thema können Dir helfen Deinen Blog erfolgreich zu betreiben. Denn Buchhaltung ist nicht auf die leichte Schulter zu nehmen.

2 Kommentare zu „Buchhaltung und Rechnungswesen optimal nutzen“

  1. Dass auch moderne Berufe eine Buchhaltung erfordern, ist tatsächlich vielen Personen anfangs nicht bewusst. Unabhängig von der Berufsbranche ist die Buchhaltung grundsätzlich zum Beispiel für viele neue Unternehmensgründer eine komplizierte Angelegenheit. Diese müssen sie jedoch nicht alleine bewältigen, da eine Kanzlei für Buchhaltung damit beauftragt werden kann, diese insbesondere anfangs sehr zeitaufwendige Aufgabe zu übernehmen.

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